Die optimale Beraterauswahl beeinflusst den Erfolg von Beratungsprojekten erheblich. Dieser Zusammenhang bestätigt sich in Studien immer wieder aufs Neue. Das Auffinden des richtigen Beraters ist jedoch eine anspruchsvolle Aufgabe: In einem immer weiter wachsenden Anbietermarkt mit vielen Ausgründungen, Übernahmen und Quereinsteigern nimmt auch die Intransparenz laufend zu.

Die Entscheidung für einen Berater oder ein Beratungsunternehmen kann von verschiedenen Faktoren abhängen. Die Auswahlkriterien oder zumindest deren Gewichtung können sich von Projekt zu Projekt unterscheiden. Deshalb ist es im Vorfeld der Beraterauswahl entscheidend, sich über die Problemstellung sowie die Art der Aufgaben und Rollen des Beraters Klarheit zu verschaffen. Erst aus diesen Überlegungen leiten sich die wesentlichen Anforderungen an die Expertise und Erfahrungen eines Beraters ab. Beispielsweise beantwortet erst die spezifische Projektaufgabenstellung die Frage, ob besonderer Wert auf die Analysestärke, das Kreativitätspotenzial oder die Umsetzungsorientierung eines Beraters gelegt werden soll.

Beratungsunternehmen bieten unterschiedliche Leistungen und Lösungsansätze für die Herausforderungen ihrer Kunden an. Deshalb ist es bei der Beraterauswahl nicht ausreichend, nur die fachliche Kompetenz und Expertise eines Beratungsunternehmens oder Beraters zu prüfen. Die fachliche Kompetenz ist sozusagen der «Werkzeugkasten», den ein Berater auf jeden Fall mitbringen muss, sie reicht als Kriterium aber noch nicht aus, um einen detaillierten Vergleich zwischen verschiedenen Beratungsunternehmen und deren Angebote durchzuführen.
Das optimale «Matching» zwischen Beratungsleistungen und Projektanforderungen und damit der Entscheid für das «richtige» (= das am besten geeignete) Beratungsunternehmen muss eine Vielzahl weiterer Kriterien berücksichtigen. Um zu identifizieren, welche Punkte für Ihr Unternehmen welche Bedeutung haben können, ist eine Reihe von Fragen zu beantworten.

Die Überlegungen, welcher Berater geeignet ist, beginnen schon bei der Grösse und der Frage, welche Berater aus welchem Beratungsumfeld oder Beratungsmarkt für einen Einsatz zur Lösung der Problemstellung in Frage kommen: Benötigt man ein grosses Beratungshaus oder eine hochspezialisierte Beratungs-Boutique? Welcher Beratungstyp ist richtig? Soll es eine klassische Managementberatung sein? Oder kann es auch ein anderer Dienstleister sein (z.B. Werbeagentur, IT-Dienstleister)?

Herausforderungen ergeben sich auch bei der Überprüfung der Erfahrung und Qualität des Beraters: Welches Spezialistenwissen muss der Berater mitbringen? Welche Erfahrungen des Beraters sind erforderlich? Welche Kriterien und Massnahmen sind notwendig, um die Qualität und Glaubwürdigkeit des Beratungsunternehmens und seiner Berater zu prüfen?

Von der Long List, über die Ausschreibung bis zur finalen Beraterauswahl

Sind die wichtigsten Anforderungen an ein Beratungsunternehmen bezüglich Grösse, Typ, erforderlicher Branchen- und funktionale Kompetenzen sowie «kultureller» Kriterien (= welcher Berater passt zu meinem Unternehmen und meinen Mitarbeitern) festgelegt, geht es in einem ersten Schritt damit, eine «passende» Long List potentiell in Frage kommender Beratungsunternehmen zusammenzustellen. Hier kann man auf eigene Erfahrungen mit Beratungsunternehmen oder Empfehlungen aus dem eigenen persönlichen Umfeld abstellen, in den meisten Fällen ist dazu jedoch ein zusätzliches Markt-Screening notwendig, um sicherzustellen, dass man alle relevanten Beratungsleistungen und Beratungsunternehmen «auf dem Radar» hat.

Mit der Ausschreibung und der Prüfung der schriftlichen Angebote beginnt dann die nächste Phase der Beraterauswahl. In dieser Phase gilt es zu beurteilen, wie die Angebote der Beratungsunternehmen gestaltet sind, ob die Angebote die Problemstellung, Aufgabenstellung und Ziele richtig wiedergeben, ob die Vorgehensweise, Projektorganisation sowie der Ablauf- und Zeitplan den Erwartungen entsprechen und ob Honorarkosten sowie die Qualifikationen und Referenzen des Beraters resp. des vorgeschlagenen Beraterteams transparent aufgezeigt werden.

Diejenigen Beratungsunternehmen und Angebote, welche sich am besten mit den Anforderungskriterien decken, gelangen auf die Short List. Die Prüfung der schriftlichen Angebote alleine lässt jedoch noch keine fundierte Entscheidung für ein Beratungsunternehmen zu. Weitere Kriterien wie zum Beispiel die Seriosität, die Service- und Kundenorientierung, die «Chemie» zwischen Auftraggeber und Berater, die Flexibilität eines Beraters oder die Persönlichkeiten und das Auftreten des Beraterteams lassen sich erst in einer persönlichen Präsentation der Berater evaluieren.

Die finale Beraterauswahl: Das beste Preis-Leistungsverhältnis zählt

Je nach Problemstellung, können sich Beratungsunternehmen in ihren grundsätzlichen Merkmalen, Lösungsansätzen und angebotenen Preisen und Honorarstrukturen merklich unterscheiden. Es empfiehlt sich deshalb, die Beurteilung von Leistungs- und Preiskriterien erstmal zu trennen und die Beratungsunternehmen und Angebote zu identifizieren, die am besten in der Lage sind, die anstehende Problemstellung zu lösen. Unter diesen «Besten» gilt es danach zu beurteilen, welches Beratungsunternehmen das optimale Preis-Leistungsverhältnis aufweist. Dabei muss es nicht unbedingt das günstigste Angebot sein, aber jeder Preisaufschlag muss begründet sein in einem entsprechend höheren Mehrwert des Beratungsunternehmens.