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PKW-Frachtkostenmanagement

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Standardisierte & transparente Frachtabrechnungs-prozesse

Niedrigere Kosten und höhere Datenqualität mittels SAP TM

Camelot (Frachtkostenmanagement)

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Zusammenfassung

Mit der weltweit ersten Einführung von SAP TM für das Frachtkostenmanagement für einen Automobilhersteller konnte ein gesamthaft optimierter, transparenter Frachtabrechnungsprozess von der Planung und dem Einkauf bis zur Abrechnung/ Gutschrift umgesetzt werden und auf der Basis einer durchgängigen Systemlandschaft wesentliche Verbesserungspotentiale realisiert werden: Vermeidung von fachlichen und technischen Brüchen, Schaffung klarer Verantwortlichkeiten und deutliche Reduzierung manueller Prüfungsaufwände.

Camelot (Frachtkostenmanagement)

Der Kunde

Die BMW Group verfügt heute mit BMW, MINI und Rolls-Royce über drei der stärksten Premiummarken in der Automobilbranche. „Number One“ heisst die Unternehmensstrategie, mit der die BMW Group ihre Unternehmensbereiche auf Profitabilität und langfristige Wertsteigerung ausrichtet – darunter auch die Logistik, in deren Rahmen auch das PKW-Frachtkostenmanagement für international rund 80 Spediteure betrachtet wird. Diese transportieren die Fahrzeuge auf dem Land-, Luft- oder Seeweg weltweit von den BMW-Werken zu den entsprechenden Distributionszentren. 2011 wurden allein 1,7 Millionen produzierter PKW in jeweils mehreren Abschnitten zu ihren Zielorten befördert; hinzu kamen die Sondertransporte, bei denen ausgewählte Fahrzeuge wie beispielsweise Vorserienfahrzeuge u.a. zu Testfahrten überführt wurden. 

Die Projektherausforderung

Für BMW war es zunächst eine Herausforderung, sich auf neue Logistikkonzepte auch im Frachtkostenmanagement vorzubereiten. So stellte die  vorhandene IT-Lösung – eine Eigenentwicklung – nicht genügend Funktionen bereit, zudem wurde der Prozess zur Frachtberechnung und -abrechnung nicht durchgängig unterstützt. Ein weiterer Nachteil war, dass die Lösung auf veralteten Hardware- und Software-Technologien beruhte und das Know-how für die technische und fachliche Wartung somit nach und nach verlorenging. Eine Systemablösung war daher zwingend erforderlich, zumal BMW für die kommenden Jahre eine steigende PKW-Produktion und damit noch höhere Frachtabrechnungsvolumen erwartet. Zu Beginn des Projekts war der Gesamtprozess intransparent wegen mangelnder Durchgängigkeit und Datenqualität, die Prozesse waren lang und unflexibel, es war keine zukunftssichere und integrierte Lösung im Einsatz, die Software war absehbar in Zukunft nicht mehr wartbar, es gab keine automatisierte Kommunikation mit Spediteuren und die Abbildung von Frachtvertragskonditionen war begrenzt.

Die Lösung

Ausschlaggebend für den Erfolg war der ganzheitliche Camelot-Projektansatz, beginnend bei der Betrachtung der Prozesse bis hin zu deren Umsetzung in der neuen IT-Landschaft. In einer Rapid-Prototyping-Methode wurden die Anforderungen der verschiedenen Fachbereiche aufgenommen und als erster Prototyp im System abgebildet. So konnte die zukünftige Lösung frühzeitig den Fachbereichen gezeigt und anschliessend Schritt für Schritt den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden. Die Projektlaufzeit war auf sieben Monate begrenzt, da der Go-Live-Termin unbedingt gehalten werden musste. Dies war zum einen durch die veraltete Eigenentwicklung bedingt, zum anderen mussten neue Vertragswerke abgebildet werden. Eine Nichteinhaltung des Go-live-Termins wäre mit erheblichen Mehrkosten und manuellen Mehraufwendungen verbunden gewesen.

Die Projektresultate

BMW setzt heute als weltweit erster Automobilhersteller SAP TM für das Frachtkostenmanagement ein und geht somit den Schritt in Richtung eines standardisierten, transparenten PKW-Frachtabrechnungsprozesses – ohne fachliche und technische Brüche, mit klaren Verantwortlichkeiten sowie deutlich reduzierten manuellen Prüfungs- und Eingabeaufwänden. Dadurch sinken die Kosten und die Datenqualität steigt. Durch die verbesserten  Auswertungsmöglichkeiten können sich die Entscheider heute jederzeit über die Leistungen der einzelnen Spediteure und die aktuellen Abrechnungsvolumen informieren. Darüber hinaus wurde die Abbildung der Frachtverträge mit einer hohen Zahl an Tarifpreiskombinationen vereinfacht. Auf Knopfdruck stehen Steuerermittlungen für PKW-Transporte und -Transportabschnitte in verschiedenen Ländern zur Verfügung.

Die IT-Abteilung profitiert davon, dass sie für die Administration und Wartung von SAP TM auf internes Know-how zurückgreifen und regelmäßige funktionale Neuerungen der Software einspielen kann. Auch einem möglichen Upgrade der Lösung kann BMW gelassen entgegensehen: Obwohl ein hoher Anteil individueller Prozesse im PKW-Frachtkostenmanagement erhalten wurde, blieb die Release-Fähigkeit von SAP TM bestehen.

Wegen des innovativen Charakters des Projekts und der exzellenten frist- und budgetgerechten Umsetzung von der Konzeption über die Umsetzung in Organisation und Prozessen bis hin zur IT-Implementierung wurde die Camelot-Gruppe im Wettbewerb „Best of Consulting“ der Wirtschaftswoche als beste deutsche IT-Management-Beratung 2013 ausgezeichnet.