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Process Design

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Prozessdesign im Qualitätsmanagement

Aufbau eines web-basierten Prozessmodells

OPTIQUM Unternehmensberatung (Prozessdesign)

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Kontakt

„Dank der OPTIQUM konnten wir mit der Implementierung des neuen integrierten Managementsystems unser Unternehmen zertifizieren und können uns dadurch nun besser am Markt abheben!“ (Geschäftsführer)

„Der Ansatz, unsere Prozesse nach der Methode des Lean-Managements auszurichten, hilft uns bei der weiteren Optimierung unseres Unternehmens.“ (Qualitätsmanagementbeauftragter / Betriebsleiter)

OPTIQUM Unternehmensberatung (Prozessdesign)

Erwartungen des Kunden

Ziel des Projektes war der Aufbau eines webbasierten Prozessmodells, als integriertes Managementsystem nach ISO 9001, TS 16949, ISO 14001, Arbeits- und Produktsicherheitsgesetz, in einem Unternehmen der Branche Oberflächenveredelung.

Die Einführung des integrierten Managementsystems bei diesem Unternehmen sollte
insbesondere drei Ziele verfolgen:

Herausforderung für OPTIQUM

Aufgrund der rasanten wirtschaftlichen Entwicklung und der damit verbundenen Vergrößerung des Unternehmens, wurden Anpassungen an das bestehende Managementsystem und die Abbildung von Prozessen notwendig. Das Umweltmanagementsystem wird durch einen externen Umweltbeauftragten betreut. Um eine zeitnahe Anpassung des Managementsystems und die gleichzeitige Integration der Umweltprozesse zu erreichen, hat man sich auf Grund limitieren internen Ressourcen zur Zusammenarbeit mit einem externen Berater entschlossen.

OPTIQUM hatte bereits vor dem Projekt die Aufgaben eines Interim-QMB übernommen und das Unternehmen bei der Auswahl eines neuen QMB unterstützt. Nun ging es darum, ein prozessorientiertes und integriertes Qualitäts- und Umweltmanagementsystem aufzubauen, in das alle Mitarbeiter einbezogen sind, das der Geschäftsführung die aktuellen Kennzahlen liefert und das ohne großen Aufwand durch den neuen QMB gepflegt werden kann.

OPTIQUM hat hierfür ein 7-Schritte-Konzept erstellt, um genau diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Vorgehen

Aufgrund der Vorerfahrungen eines proprietär geführten QM-Systems legte OPTIQUM Wert darauf, von vorneherein die Geschäftsführung und die verantwortlichen Abteilungsleiter in das Projekt einzubeziehen. Sie sollten an dem Entstehungsprozess des neuen Systems direkt beteiligt werden.

1. Schritt – IST-Analyse
Abstimmung der Vorgehensweise und Festlegung des Prozessdesign

Das Projekt und die Gestaltung der Oberfläche für das neue Managementsystem wurde dem Führungsteam vorgestellt und gemeinsam verabschiedet. Der Fokus lag dabei auf folgenden Punkten:

2. Schritt - Prozessmanagement
Aufnahme der gelebten Unternehmensprozesse als Workflow

Die Analyse der bestehenden Prozesse wurde abteilungsübergreifend durchgeführt und in Flussdiagrammen dokumentiert. Dies bildet die Grundlage für die kundenorientierte Ablaufdarstellung und die Abgrenzung der einzelnen Kern- und Unterstützungsprozesse.

3. Schritt - Lean-Dokumentation
Erstellung einer strukturierten Beschreibung der Unternehmensprozesse

Die Darstellung der Prozesse als SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) entspricht den Automotive-Anforderungen, um nachvollziehen zu können, mit welchen Mitteln die Prozesse umgesetzt werden und welche Ergebnisse an wen geliefert werden müssen. Für Prozessschritte, die Risiken in der Umsetzung beinhalten oder genauer festgelegt werden sollen, wurden zusätzliche Prozessbeschreibungen erstellt. Bereits vorhandene Dokumente, wie z.B. Laborhandbuch, Normen, Arbeitsanweisungen, Formblätter und Werkzeuge wurden eingebunden sowie übergeordnet verfügbar gemacht. Für die Produktionsmitarbeiter wurde ein spezieller Zugriff auf die anlagenspezifische Dokumentation eingerichtet.  

4. Schritt – Kennzahlenentwicklung
Aufbau eines Kennzahlensystems und Erstellung eines Unternehmenscockpits

Maßgabe eines Qualitätsmanagementsystems nach TS 16949 ist der Nachweis, wie effektiv und effizient die Geschäftsprozesse umgesetzt werden. Basierend auf dem Lean-Ansatz wurde ein auf das Unternehmen zugeschnittenes Kennzahlensystem entwickelt, mit dem die Kernprozesse messbar gemacht wurden. Wesentliche Informationen zur Effizienz der Produktionsprozesse und Qualität zum Kunden, werden im Unternehmens-Cockpit dargestellt, über welches auf die dahinterliegenden Detailinformationen zugegriffen werden kann.

5. Schritt – Methoden-Training
Durchführung von Workshops, Coaching und Schulung der Mitarbeiter

Ein Managementsystem kann nur dann wirksam werden, wenn es von allen Beteiligten akzeptiert wird. Daher wurden von Anfang an mit den einzelnen Abteilungen Workshops durchgeführt, in denen das System gemeinsam entwickelt wurde. Schwerpunktmäßig wurden Führungskräfte gecoacht, um sie bei der Umsetzung der definierten Maßnahmen in ihrem Bereich zu unterstützen. Nach Fertigstellung des Systems wurden für alle Mitarbeiter Schulungen durchgeführt, in denen insbesondere auf die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Abteilungen eingegangen wurde.

6. Schritt – Auditierung
Überprüfung des Systems und Aufnahme von Verbesserungspotentialen

Kurz nach Einführung des integrierten Managementsystems wurde ein internes Audit durchgeführt, um die Umsetzung des neuen Systems vor Ort zu prüfen und sofort die Abweichungen aufzuzeigen, welche für eine Zertifizierung kritisch waren. Die Umsetzung der Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen erfolgte intern durch die Mitarbeiter und wurde von dem neuen QMB koordiniert.

7. Schritt – Zertifizierung
Durchführung der Zertifizierung nach ISO 9001, TS 16949 und ISO 14001

Ein halbes Jahr nach Abschluss des Projektes wurde das Zertifizierungsaudit mit Erfolg durchgeführt.

Ergebnisse

Innerhalb eines halben Jahres wurden sämtliche Projektziele termingerecht und zur vollsten Zufriedenheit des Kunden umgesetzt. Durch die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter in das Projekt reduzierte sich der Aufwand für OPTIQUM auf 60 Beratertage.

Die Qualitäts- und Umweltzertifizierung nach ISO 9001, TS 16949 und ISO 14001 wurden ohne Abweichung erreicht.

Das neue integrierte Qualitäts- und Umweltmanagementsystem dient nicht nur dazu, die Normanforderungen und die Anforderungen der Automotive-Kunden zu erfüllen.

Wie die zuvor aufgeführten Optimierungsmaßnahmen verdeutlichen, führt ein solches System zu einer wesentlich verbesserten Situation des Automobilzulieferers.

Für das Unternehmen und seine Mitarbeiter sind die Prozesse „lean“, das heißt transparent und verständlich dargestellt. Der Zugriff auf alle wesentlichen Informationen wird durch ein einheitliches System erleichtert. Der Focus auf die Umsetzung von Verbesserungspotentialen wird durch das Unternehmens-Cockpit gefördert, da dort die Risikofaktoren dargestellt werden und auf negative Trends schnell reagiert werden kann.

Einhergehend mit der Transparenz durch das neue Managementsystem kann sich auch die wirtschaftliche Situation positiv entwickeln.

Positive Auswirkungen durch die Einführung des Managementsystems waren:

Das 7-Schritte-Konzept dient dazu, die Potenziale eines Unternehmens zielgerichtet und effizient zu erreichen. Um typische Schwachstellen abzustellen, können von OPTIQUM entsprechend weitere Bausteine bereitgestellt werden, um Schritt für Schritt die Situation zu verbessern.

Nach Abschluss des Projektes, war der Kunde überaus zufrieden und von dem Ergebnis sichtbar begeistert.