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Einkaufscontrolling

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Best Practice-Lösungen für den Wareneinkauf

Optimierung der Beschaffungsprozesse von der Filialplanung bis zur Bezahlung

Metroplan (Einkaufscontrolling)

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Zusammenfassung

Das Einkaufsvolumen ganz kurzfristig in allen Details zu analysieren ist nicht ganz einfach – die Besonderheiten eines international tätigen Händlers zu berücksichtigen, ist eine zusätzliche Herausforderung. Mit dem Einkaufscontrolling und der Prozessanalyse von METROPLAN ist dieses sehr eindrucksvoll gelungen. Alle Potenziale waren bis zum einzelnen Einkaufsbeleg nachvollziehbar und die Verbesserungspotenziale gemeinsam entwickelt und abgestimmt.

Metroplan (Einkaufscontrolling)

Der Kunde

Gebr. Heinemann wurde 1879 als Schiffsausrüster in der Hamburger Speicherstadt gegründet. Heute ist es ein modernes hanseatisches Handelshaus, das dem internationalen Reisemarkt professionelle Lösungen bietet. Als Distributor, als Einzelhändler und als Logistiker. Bei der Gebr. Heinemann Gruppe arbeiten rund 5.500 Mitarbeiter, für deren Wohl die Inhaber des Unternehmens persönlich verantwortlich sind. Über 150.000 Kunden kaufen täglich in den rund 230 Heinemann Duty Free & Travel Value, Concept- & Lizenz-Shops an 59 internationalen Flughäfen in 27 Ländern ein. Im Jahr 2012 erwirtschaftete Gebr. Heinemann weltweit einen konsolidierten Gruppenumsatz von 2,4 Mrd. Euro.

Die Projektherausforderung

Mit Hilfe eines Einkaufs-Audits sollten die Prozesse, angefangen von der Planung der Filialen über die Verhandlung mit den Lieferanten bis zur Bezahlung, analysiert werden. Dabei waren sämtliche Anforderungen an den Einkauf (wie verhandelt man mit Anbietern von Premiummarken?) bis hinunter zum einzelnen Buchungsbeleg (wie sind Retouren gebucht und abgerechnet worden?) zu analysieren und mit Best Practice Lösungen zu vergleichen.

Die Lösung

Zunächst wurden alle Stamm- und Bewegungsdaten aus dem ERP-System in eine separate Datenbank extrahiert und mit Hilfe einer professionellen Software zum Einkaufs-Controlling auf „Herz und Nieren“ analysiert. Dabei wurde bewusst auf die Analyse der komprimierten Daten im Business Warehouse verzichtet und stattdessen die Massendaten aller Belege für drei Jahre ausgewertet. Parallel wurden die Kernprozesse im Einkauf anhand eines umfangreichen Fragenkataloges mit den jeweiligen Fach- und Führungskräften durchgesprochen. In einer zweiten Runde konnten die Interviewergebnisse mit den Auswertungen der ERP-Daten abgeglichen und daraus gemeinsam konkrete Verbesserungsansätze abgeleitet werden.

Die Projektresultate

METROPLAN konnte mit seinem Einkaufs-Controlling eine sehr viel weitgehendere Transparenz über Systembrüche und ungenutzte Potenziale im Einkauf und der Beschaffung aufzeigen, als diese in der Vergangenheit bestand. Die bereits gestarteten Optimierungsansätze konnten bestätigt und um zusätzliche Ideen ergänzt werden. Zusammen mit weiteren organisatorischen Verbesserungen, Tools zur strategischen Planung und konkreten Vorlagen für Ausschreibungen sind signifikante Verbesserungen bei Gebr. Heinemann entstanden.